03 Feb PILLOLE DI PRIVACY E VIDEOSORVEGLIANZA
L’istanza all’Ispettorato Territoriale del Lavoro
Nel post della settimana scorsa (che potete recuperare QUI) abbiamo parlato della differenza tra videosorveglianza nelle abitazioni private e nei luoghi di lavoro.
All’interno dei luoghi di lavoro, in presenza di lavoratori dipendenti, è necessario ricevere un’autorizzazione preliminare da parte delle Rappresentanze Sindacali oppure, in caso di mancato accordo o di assenza delle stesse, da parte dell’Ispettorato Territoriale del Lavoro.
Ci teniamo a sottolineare che tutte queste operazioni devono essere fatte PRIMA della realizzazione dell’impianto; diversamente, in caso di controllo da parte dell’ITL si rischia di incorrere in sanzioni.
Ecco quindi come potete fare per redigere l’istanza da inviare all’Ispettorato Territoriale del Lavoro di competenza (trovate l’elenco delle sedi sul loro sito)
PRIMA
Ipotizzando di inviare la richiesta via PEC, ad oggi il mezzo più veloce, la documentazione si comporrà dei moduli INL 1 e INL 1.4, anch’essi scaricabili dal sito (qui ad esempio quelli di Brescia).
All’interno del modulo INL 1 andranno compilati tutti i campi relativi all’anagrafica aziendale, alle motivazioni che hanno indotto l’azienda ad installare il sistema e al numero dei dipendenti presenti. Sarà inoltre possibile indicare la sede dove verrà realizzato il sistema, se diversa da quella principale. Il documento dovrà quindi essere firmato dal legale rappresentante, sia con firma autografa che con firma digitale.
Sul modulo INL 1.4, oltre a tutti i dati richiesti, andranno apposte ed annullate due marche da bollo del valore di € 16,00 (una per l’istanza e una per la futura autorizzazione). Anche in questo caso il file dovrà essere firmato con firma autografa e digitale.
In allegato dovrà essere presentata una relazione, generalmente redatta in collaborazione con l’installatore, riportante tutte le caratteristiche tecniche e di funzionamento dell’impianto, le modalità di conservazione e eliminazione delle immagini, le aree che saranno inquadrate ecc.
È sempre meglio informarsi prima con l’Ispettorato interessato perché in alcuni casi può essere necessaria anche una planimetria del sistema di videosorveglianza che si intende realizzare.
Ora siete pronti ad inviare il tutto via PEC e… aspettare.
I tempi medi di risposta sono di circa un mese, ma varia molto dall’Ispettorato a cui vi siete rivolti; trascorsi sessanta giorni si può considerare valida la regola del silenzio-assenso, anche se è sempre bene avere un’autorizzazione scritta, anche per il futuro.
DOPO
Dopo aver ricevuto l’autorizzazione, l’installatore potrà finalmente realizzare il vostro nuovo impianto, rispettando le condizioni imposte dall’ITL.
Inoltre, ricordate di conservare sempre una copia dell’autorizzazione ricevuta, insieme agli originali delle marche da bollo utilizzate: vi serviranno in caso di controlli futuri.
Infine, andrà comunicata la presenza e l’attivazione del sistema anche ai dipendenti, attraverso i canali più idonei (e-mail aziendale, bacheca o altro luogo dedicato alle comunicazioni).
È una procedura che può sembrare ostica, e forse un po’ lo è, ma serve a tutelare sia i dipendenti sia il datore di lavoro.
Per questo offriamo il servizio di redazione ed invio della pratica in modo da assistere i nostri clienti anche con la burocrazia. Se invece preferiscono procedere in autonomia, forniamo comunque la relazione tecnica necessaria.
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